– اهمیت و تعریف سازماندهی :

عصر ما، عصر سازمانهای بزرگ و پیچیده می باشد و مدیر امروز بایستی از چگونگی سازماندهی و نحوه ی ایجاد این سازمان ها و اصلاح و تغییر آنها آگاه باشد . برای نیل به هدفها ، سازماندهی گامی ضروری می باشد و به کمک این فعالیت می باشد که هدف کلی و مأموریت اصلی سازمان در قالب هدفهای جزئی تر و وظایف واحدها شکسته شده و تحقق آن میسر می شود . در سازماندهی ، وظایف و اختیارات و مسئولیت های واحد ها و پست ها مشخص شده و نحوه ی هماهنگی و ارتباط بین آنها معین می شود . سازماندهی فعالیت مستمر و مداومی می باشد که مدیر همواره با آن روبرو می باشد و منحصر به طراحی سازمان در ابتدای آن نمی شود .

 از این رو می باشد که بعضی از صاحب نظران سازمان و مدیریت مانند همپتون[۱] این وظیفه مدیر را سازماندهی مجدد[۲] یا فرآیند انتخاب دائم [۳] نام نهاده اند . به زعم آنان در محیط متغیر و متحول امروز ، مدیران بایستی به طور مستمر ساختار سازمانی خود را با شرایط محیطی تطبیق داده و اصلاحات لازم را به اقدام آورند .

دورانی که مدیران ، ساختاری را برای سازمان طراحی می نمودند و این ساختار مدتها پاسخگوی نیازها بود سپری شده می باشد و مدیران امروز بایستی دائمأ در صدد اصلاح و بهبود سازمان و طراحی مجدد آن باشند .پویایی مدیریت ایجاب می کند تا سازماندهی در پی سازگاری سازمان با محیط متغیر ، تکنولوژی های جدید و سایر سازمانها استمرار داشته باشد و در این راه کارآمدتر اقدام کند . البته مستمر بودن کار سازماندهی به معنای آن نیست که سازمان دائمأ دستخوش دگرگونیهای بنیادی می باشد بلکه هر تغییر و اصلاحی در ساختار سازمان که براثر دریافت بازخور از محیط های مؤثر بر سازمان حاصل می شود گویای این واقعیت می باشد که ، سازمان را تغییر داده و آن را با محیط متناسب و سازگار ساخته ایم ( الوانی ، ۱۳۸۴، ۹۸-۹۷)

سازماندهی ، فرآیندی می باشد که طی آن تقسیم کار میان افراد و گروه های کاری هماهنگی میان آنان ، به مقصود کسب اهداف صورت می گیرد .

« سازماندهی عبارت می باشد از فراهم آوردن امکانات و وسایل مورد نیاز برای رسیدن به هدفهای سازمان » .(زاهدی ، ۱۳۷۶،۱۱۵)

« سازماندهی فرآیندی می باشد که طی آن تقسیم کار میان افراد و گروه های کاری و هماهنگی میان آنان به مقصود کسب اهداف صورت می گیرد .» (رضائیان ، ۱۳۷۱،۱۲۶)

« سازماندهی فرآیندی می باشد که سه مرحله ای مرکب از :

  • طراحی کارها و فعالیت ها
  • دسته بندی فعالیت ها به پست های سازمانی
  • برقراری ارتباط میان پست ها به مقصود کسب هدف مشترک » (رضائیان ، ۱۳۷۱،۱۲۷)

۴-۲- ساختار و فرآیند سازماندهی :

مطالعه در خصوص سازماندهی به عنوان یک فرآیند مستلزم در نظر داشتن چند نکته اساسی می باشد . در ذیل به چند مورد مهم و اساسی که ساختار سازمان بایستی منعکس کننده آنها باشد اشاره می شود :

  • ساختار بایستی منعکس کننده اهداف و طرح ها باشد . زیرا تمامی فعالیت ها ناشی از آنها هستند.
  • ساختار بایستی نشان دهنده اقتدار موجود در مدیریت یک سازمان باشد .
  • ساختار سازمان همانند هر طرح دیگر بایستی نمایانگر محیطش باشد.
  • ساختار سازمان بایستی متناسب با مقتضیات و شرایط موجود سازمان باشد .(ممی زاده و دیگران ، ۱۳۸۴، ۸۳)

از آنجایی که سازمان متشکل از افراد گوناگون می باشد ، لذا در گروه بندی فعالیت ها و برقراری روابط قدرت در یک ساختار سازمان بایستی مسائل فرهنگی آنها در نظر گرفته شود . البته این به آن معنی نیست که ساختار به جای در نظر داشتن فعالیت های مربوط به اهداف سازمانی بر اساس سلیقه افراد طراحی می شود بلکه مقصود کسب شناخت در مورد افراد مختلفی می باشد که جذب سازمان می شوند .

مقصود از ساختار مناسب سازمان تنظیم و هماهنگی اقدام های کارکنان به گونه ای می باشد که تحقق هدف های سازمان میسر شود . نخست ساختار بایستی نیروی کار موجود را بر حسب وظیفه هایی که بایستی انجام دهند تقسیم کند . دوم ساختار بایستی وظیفه های تقسیم شده را به گونه ای ترکیب . متناسب کند که بازده مورد نظر بدست آید.(مورهد ، ۱۳۷۹ ،۳۳۸)

۱-۴-۲- تعریف ساختار[۴]:

رابینز به نقل از الوانی و دیگران ساختار را اینگونه تعریف می کند : « ساختار سازمانی تصریح می کند که وظایف ، چگونه تخصیص داده شوند ، چه شخصی ، به چه کسی گزارش دهد و سازوکارهای هماهنگی رسمی و همچنین الگوهای تعاملی سازمانی که بایستی رعایت شوند کدامند؟» در ادامه ساختار را به عنوان یکی از اجزاء سازمان ، که از عنصر پیچیدگی ، رسمیت و تمرکز تشکیل شده توصیف می نماید .» ( رابینز ، ۱۳۸۴،۲۲)

« ساختارهای سازمانی ، کالبدی می باشد که در آن جلوه ای از موارد زیر تعیین می شود:

  • تعیین کننده ی حوزه های اساسی یک سازمان
  • تعیین کننده ی مأموریت اساسی هر یک از حوزه ها
  • تعیین کننده ی مدیریت اساسی در هر یک از حوزه ها
  • تعیین کننده ی مأموریت های کلی هر یک از واحدهای اساسی
  • ارائه دهنده تصویری از نظام ارتباطی و مراکز تصمیم گیری
  • زیر بنای نمودار سازمانی

تفاوت بنیادی « ساختار سازمانی » با « نمودار تشکیلاتی » در این می باشد که در ساختار به چگونگی تجزیه کلان یک سازمان و ترکیب مدیریت اساسی در کل پرداخته می شود اما در نمودار تشکیلاتی ، کلیه ی اجزاء تشکیل دهنده ی هر مدیریت مشخص می شود . هر سازمان پویایی ، دائمأ در مورد تأثیر ها و اهداف خود در جستجو و کنکاش می باشد و در جهت حفظ ، بقاء یا توسعه ی  خود کوشش می کند .(فقهی فرهمند ، ۱۳۸۱،۲۱۹)

ساختار سازمانی در نمودار سازمانی نمایان می شود . نمودار سازمانی یک نماد قابل رؤیت ؛ از کل فعالیت ها و فرآیندهای سازمان می باشد . در تعریف ساختار سازمانی به سه رکن اصلی اشاره می شود ، که اینک به آنها می پردازیم .

ساختار سازمانی تعیین کننده روابط رسمی گزارشگری در سازمان می باشد و نشان دهنده ی سطوحی می باشد که در سلسله مراتب اداری هست و نیز حیطه ی کنترل مدیران یا سرپرستان را مشخص می کند.

ساختار سازمانی در برگیرنده ی طرح سیستم هایی می شود که بوسیله ی آنها فعالیت های همه ی دوایر متناسب و یکپارچه می شود و در نتیجه سیستم ارتباط مؤثر ( در سازمان ) تضمین خواهد شد .(دفت ، ۱۳۸۱،۲۱۱)

ساختار سازمان را می توان مجموعه راه هایی دانست که طی آنها فعالیت های  سازمان به وظیفه های شناخته شده تقسیم و میان این وظیفه ها هماهنگی تأمین می شود . ( مینتز برگ، ۱۳۷۱،۳)

« ساختار سازمانی یا طراحی سازمان ، حاصل فرآیند سازماندهی می باشد و عبارتست از سیستم روابطی که به طور رسمی شکل گرفته و به طور رسمی تصویب شده می باشد و حاکم بر فعالیت های افرادی می باشد که برای کسب اهداف مشترک به هم وابسته اند .» ( رضائیان ، ۱۳۷۱،۱۲۷)

« ساختار سازمانی تجلی تفکر سیستمی می باشد . سازمان مرکب از عناصر ، روابط بین عناصر و ساختار روابط به عنوان یک کلیت می باشد که یک واحد را تشکیل می دهد .CHECK ( Land ) (به نقل از منبع اینترنتی measuring business excellence,jan 2003   ابعاد ساختاری در سازمان های دانش محور ، ترجمه مهشید فروهی )

به گفته بانگ (۱۹۷۹) ساختار ، ترکیب اعلی از روابط بین عناصر سازمانی می باشد که فلسفه وجودی فعالیت سازمانی را می سازد .( همان منبع از ترجمه ی ابعاد ساختاری در سازمانهای دانش محور ترجمه مهشید فروهی )

ساختار سازمانی به کارگیری منابع و فعالیت های افراد را بایستی به گونه ای با هم ترکیب و متناسب کند که دو یا چند برابر شدن را حاصل شود .

ساخنار سازمانی متشکل از وظیفه ، گزارش دهی ، ارتباط و اختیارات می باشد که امور سازمان در محدوده آن انجام می گیرند . پس ساختار مبین تشکل و تخصص فعالیت های سازمان می باشد . مقصود از ساختار سازمان تنظیم و هماهنگی اقدام های کارکنان به گونه ای می باشد که تحقق هدف های سازمان میسر شود. فرض بر این می باشد که از طریق کوشش سازمان یافته ( یعنی کار کردن دسته جمعی افراد ) در مقایسه با انجام کار انفرادی موفقیت بیشتری کسب می شود .در مورد ساختار بایستی دو نکته را یادآوری کرد :

نخست ) ساختار بایستی نیروی کار موجود را برحسب وظیفه هایی که بایستی انجام دهند تقسیم کند .

دوم ) ساختار بایستی وظیفه های تقسیم شده را به گونه ای ترکیب و متناسب کند که بازده مورد نظر بدست آید.(گریفین ، ۱۳۷۶،۸۳)

[۱]) hampton

[۲])Reorganizing

[۳])Continuous Choice Process

[۴])Struture

برای دانلود متن کامل اینجا کلیک کنید